Disarikan dari
MERAH KUNING HIJAU
LAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GRESIK
Oleh : Khusaini Kadispendukcapil Gresik
Disunting oleh Imam S Ahmad Bashori
PENDAHULUAN
Penduduk di Kabupaten Gresik tersebar di 18 Kecamatan atau 356 desa/ kelurahan, dengan jumlah penduduk posisi bulan Juli 2019 sebesar 1.297.080 jiwa.
Terkait dengan layanan Administrasi Kependudukan, jumlah penduduk sedemikian besar dengan segala macam dinamika perubahannya, tentunya membutuhkan daya serta upaya yang tiada henti-hentinya untuk dapat menghadirkan pelayanan yang membahagiakan buat masyarakat.
Upaya pembenahan layanan kami lakukan mulai hulu sampai hilir, kami tata system layanannya dengan baik dengan menyediakan peralatan, SDM nya dan Sistem aplikasinya.
Itupun tetap belum bisa memuaskan masyarakat secara keseluruhan.
Senyum bahagia, marah, jengkel itu adalah fenomena yang biasa terjadi. Dipuji, di cacimaki itu hal yang lumrah dan dijumpai sehari- hari.
Tetapi kami punya semangat dan keyakinan bahwa dengan 14 langkah besar yang dicanangkan oleh Bapak Dirjend Dukcapil, itu semua akan bisa terjawab. Sehingga layanan yang membahagiakan masyarakat benar benar akan terwujud.
KONDISI LAYANAN ADMINDUK PADA DINAS DUKCAPIL KABUPATEN GRESIK PASCA PERPRES NOMOR 96 TAHUN 2018
Untuk meningkatkan kualitas layanan pada masyarakat, Disdukcapil Kabupaten Gresik sudah lama mempunyai beberapa inovasi, seperti :
Program KAKEKKU DATANG, dengan program ini Disdukcapil Kabupaten Gresik melakukan validasi data penduduk berbasis “ Count 0 “ untuk memecahkan data ganda, data anomali dan untuk akselerasi pencatatan kelahiran.
LAPERDE ( Laporan Petugas Register Desa ) adalah aplikasi yang di gunakanan oleh petugas register desa untuk melaporkan warganya yang belum mempunyai akta maupun KTP yang berbasis Data pada Dashboard.
Dashboard adalah suatu aplikasi yang merekam seluruh aktifitas pelayanan yang di Disdukcapil Kabupaten Gresik ( termasuk data penduduk yang belum pernah rekam e-KTP ).
Dr. KepO adalah aplikasi kependudukan Online yang memudahkan masyarakat untuk mengurus data kependudukan tanpa harus datang ke kantor Dinas Dukcapil Kabupaten Gresik berbasis pada Nomor Kartu Keluarga ( KK ) dalam menentukan masalah (penyakit) kependudukan.
Seiring dengan perjalanan waktu, dengan adanya Peraturan Presiden nomor 96 tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatan Sipil, ada beberapa perubahan terkait dengan operasional system layanan kami yang harus disesuaikan dengan regulasi yang baru.
Karena inovasi KAKEKKU DATANG di buat tahun 2016 sehingga alur layanannya masih merujuk kepada Perpres nomor 25 tahun 2008 sehingga perlu di update.
MASA-MASA TRANSISI ( TITIK KRITIS )
Update terhadap aplikasi layanan ini adalah merupakan masa-masa kritis antara hidup dan matinya layanan Online di Disdukcapil Kabupaten Gresik. Didalam masa transisi ini ternyata semua pada berguguran, diantaranya :
Petugas Register Desa
Petugas register desa yang semula aktif melakukan verifikasi dan input data penduduk, sekarang mereka melakukan secara manual, yang pada akhirnya mereka juga melayani / membantu warganya untuk mengurus Dokumen kependudukan ke Kantor Dinas. Sehingga muncul biaya-biaya dan ternyata banyak menimbulkan masalah di belakang. Masalah tambah runyam ketika pembuatan dokumen kependudukan sudah tidak lagi memerlukan
beberapa syarat seperti surat pengantar RT, RW, Desa maupun kelurahan. Hal ini disikapi oleh petugas register desa bahwa mereka sudah tidak dipakai lagi.
Petugas register Kecamatan ;
Petugas register kecamatan juga ikut melemah karena semua data kependudukan yang ada di desa hasil input petugas register Desa.
Petugas operasional layanan online Disdukcapil
Petugas operasional layanan online yang ada di Kantor Dinas Dukcapil juga mengalami hal yang sama, tidak ada input data kependudukan dari kecamatan. Karena tugas mereka tidak jelas akhirnya ditugaskan ditempat lain.
Layanan Online Stagnan.
Pada tahap ini 2 aplikasi ( Dr.KepO dan Laperde ) sudah benar-benar tidak difungsikan ( masih menunggu Update untuk disesuaikan dengan perpres yang baru ). Sehingga warga masyarakat harus datang ke Kantor Dispendukcapil.
Dampak lain :
Dampak lain yang timbul sebagai akibat masa transisi diatas adalah semakin menjamurnya Biro jasa atau para calo ( mereka ada yang dari perangkat, petugas register maupun warga masyarakat sendiri ).
Mereka memasang tarif dan ada yang berani pasang iklan di Media Sosial bahwa mengurus dokumen kependudukan yang melalui mereka TIDAK PAKAI LAMA, SUPER CEPAT dan TIDAK BERBELIT BELIT.
Sudah barang tentu ini menjadi stigma yang negatif bagi Dispendukcapil sendiri, baik dari sisi kelembagaan maupun orang-orang yang bekerja didalamnya.
Untuk itu kami harus segera berbenah dengan menghadirkan layanan yang baik sehingga mengembalikan kepercayaan masyarakat pada kami.
UPAYA YANG DILAKUKAN ( PEMECAHAN MASALAH )
Melihat kondisi pada masa transisi itu, Kami dengan segenap jajaran Disdukcapil Kabupaten Gresik telah berkomitmen Untuk membuat situasi normal kembali dengan melakukan beberapa upaya sebagai berikut :
Inventarisasi petugas register desa ;
Update aplikasi Dr. KepO dan Laperde dipercepat
Segera melakukan perbaikan pelayanan dari dalam ( Internal ), diantara nya :
- Menyelenggarakan system layanan terpusat di satu tempat dengan menarik semua loket layanan yang ada diruang depan, dipindahkan ke ruang Aula yang ada di belakang, sehingga pemohon tidak mondar mandir dari satu loket ke loket lainnya. Tempat dimana pemohon / masyarakat mengajukan berkas disitu pula mereka akan mengambil hasil layanan yang mereka butuhkan.
- Segera melakukan Renovasi ruang layanan yang ada, yang lebih nyaman, aman dan tertib.
Menyelenggarakan layanan 1 ( satu ) hari jadi. - Satu loket ( petugas ) untuk semua layanan ( terutama untuk layanan paket ). Satu pemohon diselesaikan satu petugas yang ada di Front line, dimana sebelumnya petugas depan hanya berfungsi sebagai penerima berkas.
- Segera di dibentuk Tim Akselerasi Layanan Online ( TOA ) Adminduk.
TOA ini mempunyai tugas menjaga dan siap ketika dibutuhkan agar layanan online bisa berjalan dengan baik. Ada beberapa hal yang harus dilakukan :
- Pastikan jaringan berfungsi dengan baik ;
- Pastikan petugas ( SDM ) bekerja dengan baik ;
- Pastikan material / blanko tercukupi ;
- Lakukan pendampingan terhadap petugas register ;
- Menfasilitasi sarana prasarana penunjang.
Mempersempit ruang gerak Biro jasa / calo di dalam layanan Adminduk, sekaligus memantapkan pelaksanaan ZI (zona integritas) dilingkungan kantor Dispendukcapil Kabupaten Gresik, dengan membuat :
- Surat Edaran tgl.5 Maret 2019 no.470/481/437.57/2019 tentang penetapan Zona Integras wilayah bebas Korupsi di lingkungan Dispendukcapil Kab. Gresik ditujukan kepada Kepala Desa/Kelurahan se-Kab. Gresik terkait permohonan layanan Adminduk harus dilakukan pemohon sendiri atau wakil keluarga yang lain dan oleh petugas yang ditunjuk oleh Kades/Lurah.
- Sosialisasi kepada kepala Desa/Kelurahan berserta petugas register desa se- Kabupaten Gresik dalam rangka pencegahan GRATIFIKASI terhadap layanan Admindukcapil dengan nara sumber Kasi Pidsus Kejaksanaan Negeri Gresik Bp. Andrie Dwi Subiyanto dan Inspektorat Kabupaten Gresik tanggal 23 Maret 2019 di Gedung Purti Mijil Kabupaten Gresik.
- Penyebarluasan informasi melalui banner, pamflet dan media social yang lain kerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Informasi Kabupaten Gresik terkait layanan Adminduk di Kantor Dinas Dukcapil Kabupaten Gresik.
FAKTOR PENGHAMBAT TERHADAP UPAYA YANG DILAKUKAN
Berbagai upaya kita lakukan bersama seluruh jajaran yang ada di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik agar layanan menjadi normal kembali sesuai standar pelayanan minimal, namun ada beberapa hal yang membuat upaya itu menjadi melambat, diantaranya :
- Tingkat literasi terhadap tehnologi informasi yang masih rendah pada beberapa petugas register desa.
- Petugas Register Desa sudah pada posisi Zona Aman.
- Saat masa transisi Petugas Register Desa berada pada posisi “ Zona Aman “ dan terus meluas sampai masuk pada lorong / celah layanan di kantor Dinas yang sulit dipantau. Disini mulai tumbuh / munculnya “ Cost “ baru. Sehingga terbentuk link/jaringan pada lingkaran bawah ( petugas yang ada di lini terdepan ).
- Penolakan Petugas Register Desa.
Adanya penolakan Dari Petugas Register Desa, kemudian bergulir kepada Kepala Desa masing-masing, yang kemudian atas nama AKD ( Asosiasi Kepala Desa ) datang ke Kantor Dinas dengan perwakilan 15 orang Kepala Desa untuk silaturrahim sekaligus melakukan “ dengar pendapat “ terkait Surat Edaran Kadispendukcapil Kabupaten Gresik tanggal 5 Maret 2019. - Tingkat pemahaman yang berbeda diantara petugas operator terkait persyaratan masing- masing layanan ( sebagai akibat diberlakukan “ Satu loket untuk semua layanan “).
- Aplikasi layanan online belum selesai Update.
FAKTOR PENDUKUNG TERHADAP UPAYA-UPAYA YANG DILAKUKAN :
Ada beberapa hal yang sangat mendukung terhadap upaya upaya yang harus dilakukan agar masa masa kritis itu dapat segera terlewati, diantaranya :
- Renovasi Ruang Gedung layanan telah selesai dan diresmikan pemakaiannya pada tanggal 1 juli 2019. Semua loket layanan yang semula di Didepan dipindah ke ruang layanan yang baru dengan system layanan “ Satu loket untuk semua layanan “. Sehingga layanan bisa dilaksanakan dengan cepat di ruangan yang nyaman, tertib dan aman.
- Kepercayaan masyarakat pelan-pelan terbangun dengan baik, hal ini dibuktikan ketika mereka mengurus SENDIRI dokumen kependukan ( tanpa melalui calo ) dan mereka mengekspresikan kebahagiaan itu pada beberapa komentar mereka di media social. Hal ini semakin menjadikan kami kuat untuk terus berbenah.
- Dukungan yang sangat luar biasa dari pusat ( Bp.Dirjend Dukcapil Kemendagri ). Berbagai macam fasilitas baik berupa Anggaran maupun Program-program ( 14 langkah Dukcapil, Go Digital dan GISA ) serta Hubungan keakraban / kekeluargaan yang luar biasa baiknya sehingga memudahkan kami dalam melakukan koordinasi maupun fasilitasi kepada kami.
KEBIJAKAN LAYANAN ADMINDUK PADA DINAS DUKCAPIL KABUPATEN GRESIK.
Kebijakan yang diambil adalah merupakan bentuk langkah “ komitmen “ yang sudah disepakati bersama yakni “ Mewujudkan layanan Adminitrasi Kependudukan yang membahagiakan masyarakat “. Dengan Motto :
“ Dapat kan hatinya dengan layanan terbaik “.
Dengan fokus kepada :
- Pelaksanaan langkah-langkah yang ditempuh pada upaya pemecahan masalah sebagaimana tersebut diatas.
- 14 langkah besar DUKCAPIL sebagai dasar rujukan layanan harus diwujudkan.
- Lakukan GISA dengan layanan jemput bola se optimal mungkin.
- Perkuat layanan “ Go Digital “ melalui E-leterasi IT baik kepada Petugas ( SDM aparatur ) maupun Pengguna ( masyarakat ).
- Penyelenggaraan System layanan terpusat pada satu ruang layanan.
- Layanan 1 ( satu ) hari jadi.
SARAN MASUKAN :
Saran dan masukan kami dalam upaya meningkatkan mutu layanan Adminduk adalah :
Perkuat keberadaan petugas register desa, karena mereka adalah sebenarnya ujung tombak keberhasilan layanan Adminiduk.
Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait Petugas Register Desa adalah :
- Status kerja mereka agar diperjelas ;
- Kesejahteraan Petugas Register Desa ;
- Peningkatan SDM Petugas Register Desa.
Mengenal Dasar Rujukan 14 langkah
sebagian besar langkah besar telah berjalan.MISALNYA :PENGECEKAN layanan terintegrasi, perekaman KTP luar domisili, pembuatan KTP tanpa pengantar RT dan RW, surat pindah tanpa pengantar RT dan RW dan lain-lain. Kemudian yang saat ini sedang tahap pemutakhiran dan pengecekan adalah pemanfaatan data yang sedang di bangun ekosistemnya.
RILIS PELAYANAN POEDAK
POEDAK (Pelayanan Online Pendaftaran Administrasi Kependudukan) Adalah aplikasi berbasis Web yang ditujukan untuk mempermudah masyarakat Kabupaten Gresik dalam kepengurusan dokumen kependudukan.
Yang berbeda dengan pelayanan Via WA sebelumnya, di POEDAK ini tidak ada pembatasan antrian Jadi pemohon tidak perlu berebut nomer antrian. Namun pengajuan berkas harus tetap sesuai jam pelayanan (08.00 – 16.00 WIB).
Syarat utama untuk melakukan permohonan berkas dokumen kependudukan adalah dengan membuat akun POEDAK, pemohon cukup menyiapkan Kartu Keluarga [KK], Nomor Telepon, E-mail yang Masih aktif dan password yang akan digunakan untuk login pada akun POEDAK. Perlu diketahui bahwa 1 (satu) Kartu Keluarga hanya bisa digunakan untuk mendaftarkan 1 (satu) Akun POEDAK.
Pelayanan Online di POEDAK, pemohon bisa memantau status pengajuan yang telah diajukan pada menu aktivitas. Aktifitas tersebut meliputi, Menunggu Antrian, Proses verifikasi data, Telah disetujui atau juga status berkas dibatalkan. pemohon akan mendapatkan notifikasi/pemberitahuan via SMS jadwal dan tempat pengambilan jika permohonan telah disetujui.
Perlu diketahui adanya Pelayanan Online POEDAK ini juga sebagai sarana penunjang tatanan kehidupan baru (New Normal) yang dimana sebisa mungkin masyarakat tidak perlu keluar rumah jika tidak dalam keadaan mendesak.
Pengurusan dan Penerbitan Dokumen Kependudukan Tidak Dipungut Biaya (GRATIS). (UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 24 TAHUN 2013 TENTANG PERUBAHAN ATAS UNDANG-UNDANG NOMOR 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN, Pasal 79A)
Terima TOP 99 Inovasi Pelayanan Publik
Pemerintah berharap semakin banyak inovasi pelayanan publik yang memperoleh pengakuan internasional, menyusul dua inovasi yang telah meraih penghargaan dari Persatuan Bangsa Bangsa (PBB) tahun lalu. Dengan pengakuan internasional yang berarti meningkatnya kepercayaan dunia, dapat menjadi pendorong masuknya arus modal ke Indonesia, yang pada gilirannya meningkatkan kesejahteraan masyarakat.
Hal ini disampaikan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Yuddy Chrisnandi dalam pembukaan Simposium dan Gelar Inovasi Pelayanan Publik di Surabaya, Kamis (31/03) di Jatim Expo Surabaya.
Simposium dan Gelar Inovasi Pelayanan Publik Nasional bertujuan untuk mempromosikan inovasi pelayanan publik dari segenap unit penyelenggara pelayanan publik di setiap Kementerian, Lembaga, Pemerintah Provinsi, Kabupaten, Kota, serta BUMN/BUMD serta melakukan simulasi dan sekaligus berbagi pengalaman inovasi pelayanan publik.
Program KAKEKKU DATANG (Kartu Keluarga Ku Data Ulang) merupakan inovasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik yang telah diusulkan Pemerintah Kabupaten Gresik untuk mengikuti Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik yang diadakan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negera dan Reformasi Birokrasi RI.
Program KAKEKKU DATANG merupakan program untuk meningkatkan validitas data kependudukan melalui pendataan ulang atau perubahaan Kartu Keluarga. Tujuan diadakannya Program “KAKEKKU DATANG” adalah Pemutakhiran data Kartu keluarga yang belum melakukan perubahan maupun pencetakkan ulang Kartu Keluarga-nya sejak tahun 2008 sampai sekarang.
Program KAKEKKU DATANG telah terpilih dalam Top 99 Inovasi Pelayanan Publik oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) dan ditunjuk menjadi peserta Pameran Gelar Inovasi Pelayanan Publik Nasional Tahun di Jatim Expo Surabaya.
Atas inovasi program KAKEKKU DATANG, Pemerintah Kabupaten Gresik menerima Penghargaan/Apresiasi Top 99 Inovasi Pelayanan Publik dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Bpk. Prof. Dr. H. Yuddy Chrisnandi, ME pada Gelar Inovasi Pelayanan Publik Nasional Tahun di Jatim Expo Surabaya.
Dari TOP 99 yang telah terpilih, diwajibkan untuk memaparkan inovasinya dan diwawancarai di hadapan Tim Panel Independen. Pada Tahap akhir akan dilakukan mistery shopping untuk menentukan TOP 35.
Pemerintah Kab. Gresik
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN GRESIK
Alamat : Jl. Wachid Hasyim No. 17 Gresik 61114 0313973432
(DUKCAPIL KABUPATEN GRESIK) http://dispendukcapil.gresikkab.go.id/
Jenis Layanan
